Wiele osób często przychodzi do Urzędu w celu dokonania poświadczenia własnoręcznego podpisu, pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu, czy też w celu uzyskania poświadczenia zgodności odpisu, wyciągu lub kopii dokumentu. Nie do wszystkich jednak czynności uprawniony jest Burmistrz lub też osoba przez niego upoważniona.

Zgodnie z art. 1 § 1 ustawy z dnia 14 lutego 1991r. - Prawo o notariacie (Dz. U. z 2008r. Nr 189, poz. 1158), notariusz jest powołany do dokonywania czynności, którym strony są obowiązane lub pragną nadać formę notarialną (czynności notarialnych). Do wyłącznej kompetencji notariusza należą poświadczenia zawierające w sobie treści potwierdzające istotny stan faktyczny bądź okoliczności mające istotne znaczenie prawne. Zgodnie z art. 96 powołanej ustawy - Prawo o notariacie są to:
- własnoręczność podpisu,
- zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem,
- data okazania dokumentu,
- pozostawanie osoby przy życiu lub w określonym miejscu.

Możliwość wyjątków od tej reguły przewidziano w art. 101 ustawy - Prawo o notariacie, zgodnie z którym innym podmiotom, w ściśle określonych przypadkach, może zostać powierzone dokonywanie tylko niektórych poświadczeń. Zgodnie z tym przepisem Minister Sprawiedliwości może, w drodze rozporządzenia, upoważnić organy samorządu terytorialnego i banki mające swoją siedzibę w miejscowościach, w których nie ma kancelarii notarialnej, do sporządzania niektórych poświadczeń dokonywanych przez notariusza.

W aktualnym stanie prawnym, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 lutego 2007r. w sprawie sporządzania niektórych poświadczeń przez organy samorządu terytorialnego i banki (Dz. U. Nr 27, poz. 185), organy samorządu terytorialnego - wójtowie, burmistrzowie, prezydenci miast, w miejscowościach, w których nie ma kancelarii notarialnej, są upoważnieni do dokonywania poświadczeń własnoręczności podpisu:
- na pismach upoważniających do odbioru przesyłek i sum pieniężnych oraz odbioru dokumentów z urzędów i instytucji,
- na oświadczeniach stwierdzających stan rodzinny i majątkowy składającego oświadczenie;
oraz do poświadczania pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu, w celu otrzymania emerytury, renty lub innych świadczeń z ubezpieczenia społecznego.

Wyjątkiem od zasady określonej w art. 96 ustawy - Prawo o notariacie jest także art. 122 ustawy z dnia 17 grudnia 1998r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2004r. Nr 39, poz. 353, z późno zm.), który upoważnia organy rentowe do żądania od organów administracji rządowej, samorządowej i pracodawcy udzielania pomocy i informacji w sprawach świadczeń rentowych. Podmioty te są obowiązane, na wniosek zainteresowanych, do nieodpłatnego poświadczania własnoręczności lub autentyczności podpisów na oświadczeniach (deklaracjach) i formularzach rentowych wymaganych do uzyskania lub pobierania renty z instytucji zagranicznych. W art. 122 ust. 3 przywołanej ustawy ustawodawca zastrzegł, iż regulacja zawarta w tym przepisie nie narusza przepisów art. 96 ustawy - Prawo o notariacie.

Tym samym organy samorządu terytorialnego, zarówno w miejscowościach, w których jest, jak i w których nie ma kancelarii notarialnej, mogą dokonywać poświadczeń o których mowa wart. 122 ustawy z dnia 17 grudnia 1998r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Ponadto należy przypomnieć, że zgodnie z art. 194 i art. 195 przywołanej ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983r. w sprawie postępowa o świadczenia emerytalno - rentowe i zasad wypłaty tych świadczeń (Dz. U. Nr 10, poz. 49, z późno zm.), pozostają w mocy do czasu wydania przepisów wykonawczych przewidzianych w ustawie - w zakresie niesprzecznym z przepisami ustawy.
Wskazać jednak należy, iż przepis § 27 cytowanego rozporządzenia Rady Ministrów pozostaje w sprzeczności z aktem wyższej rangi, tj. ustawą - Prawo o notariacie, a zatem nie może mieć zastosowania do poświadczeń dokonywanych przez organy samorządowe. Mając na uwadze powyższe organy samorządu terytorialnego nie mogą dokonywać poświadczeń o których mowa w § 27 ust. 3 cyt. rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno - rentowe i zasad wypłaty tych świadczeń.

Stanowisko takie reprezentuje Departament Legislacyjno – Prawny Ministerstwa Sprawiedliwości.